Küçük İşletmeler İçin Stok Takibi: Nereden Başlamalı?

Raf boşsa satış kaçar; raf fazla doluysa sermaye uyur. Stok takibi bu iki ucu dengeleme sanatıdır. Bu rehber, elle sayımdan barkodlu dijital düzene geçişin adımlarını anlatıyor.

Adım 1: Ürün kartlarını doğru açın

Her ürün için tek bir kart: ad, barkod, birim (adet/kg/koli), alış ve satış fiyatı, KDV oranı. En sık yapılan hata, aynı ürünü farklı adlarla iki kez açmaktır; bu, stok rakamını baştan bozar. Varyantlı ürünlerde (beden, renk) her varyanta ayrı barkod verin.

Adım 2: Açılış stoklarını sayarak girin

Dijital düzene geçerken tahmini rakam girmeyin; bir kez gerçek sayım yapın. Yanlış açılış stoğu, sonraki tüm raporları yanıltır. Sayımı yoğun olmayan bir güne planlayın ve iki kişiyle çapraz kontrol edin.

Adım 3: Kritik stok seviyesi belirleyin

Her ürün için "bu seviyenin altına inerse sipariş ver" eşiği tanımlayın. Eşik; günlük satış hızı × tedarik süresi + güvenlik payı formülüyle hesaplanır. TSOfis kritik seviyeye inen ürünleri otomatik bildirir.

Adım 4: Satışla stoğu aynı sistemde tutun

Stok Excel'de, satış yazarkasada tutulursa ikisi asla tutmaz. Satış anında stok otomatik düşmeli, alış faturasında otomatik artmalıdır. Tek sistem, mutabakat derdini kökten çözer.

Adım 5: Periyodik sayım disiplini kurun

Dijital düzen kurulsa da fire, kırılma ve hatalı giriş olur. Ayda bir hızlı, yılda bir tam sayım yapın; sayım farklarını kaydedip nedenini araştırın. Fark oranı %2'yi aşıyorsa süreçte kaçak var demektir.

Sonuç

Stok takibi bir kez kurulan, sonra kendini taşıyan bir düzendir. TSOfis'in stok modülü barkod desteği, kritik stok uyarıları ve Excel'den toplu aktarım ile bu düzeni ilk günden kurmanızı sağlar. 14 gün ücretsiz deneyin.