Muhasebe sözcüğü genel itibariyle gelir gider kontrolü, kâr ve zarar durumu ile ödemeler gibi işlemlerin adıdır. Tüm bu işlemler muhasebenin içinde tam anlamıyla yer alır ancak ön muhasebe için bunlardan bazıları geçersizdir. Ön muhasebe işlemi, genel muhasebenin basit bir varyantı olarak da algılanabilir. Ön muhasebedeki işlemlerin belli bir çerçevesi vardır. Ön muhasebe, genel muhasebeye geçiş niteliğindedir. Örneğin; ön muhasebede gelir dengesini kontrol etmek, gider takibini izlemek gibi genel muhasebeye giren ileri seviyedeki işlemler yoktur. Ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki farklar hakkındaki detaylı içeriğimize buradan ulaşabilirsiniz.
Ön muhasebe işleminde; şirketin veya kurumun banka hesapları, gelen çek ve senetler, müşteri hesaplarının takibi ile stok takibi gibi unsurlarda kısa ve öz bir çalışma yapılır. Ana muhasebeye geçiş niteliğinde olduğu için ön muhasebe işlemine çok takılmamak gerekir.
Ön muhasebede geleneksel yöntemlerden faydalanıldığı için birtakım hataların oluşması mümkündür. Bu doğrultuda gelişmiş ön muhasebe programları ile daha verimli ve güvenli bir şekilde ön muhasebe tutulabilir. Fakat bununla ilgili izlenmesi gereken yol ve yöntemlerin bilinmesi elzemdir.
Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar Nelerdir?
- Harcama ve gider makbuzlarının kayıtları ön muhasebe programına işlenmelidir.
- Kesilen her faturanın bir kopyası koçanda, bir kopyası klasörde saklanmalıdır.
- Yapılan sözleşmeler, damga vergilerinin olup olmadığı da kontrol edilerek ayrı dosyada takip edilmelidir.
- Şirketle ilgili önemli evrakların, imza sirkülerinin, ortakların kimlik bilgilerinin, vekaletlerin, Ticaret Sicil evraklarının, kira kontratlarının, vergi dairesi yazışmalarının ve sigorta poliçelerinin ayrı klasörde tutulması önemlidir.
- Çalıştırılan, işe yeni alınan veya işten ayrılan kişilere ait özlük bilgileri, sözleşmeler, işten ayrılış evrakları ayrıca takip edilmelidir.
- İthalat evrakları da ayrı takip edilmelidir.
- Arşivleme önemlidir. Ticaret Kanununa göre evraklar 10 sene, vergi kanunlarına göre ise 5 sene saklanmak zorundadır. Şirket resmi defterlerinin ve muhasebe evraklarının arşivi için sistem oluşturulmalıdır.
- Resmi defterlerin takibi de önemlidir. Genel Kurul Karar Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Ortaklar Pay Defteri vs.
- Tedarikçi faturalarının fotokopisi ve demirbaşların kaydı dosyalanmalıdır.
- Çek, senet ya da banka havalesiyle yapılan ödemelerin makbuzları alınmalıdır.
- Demirbaşların garanti belgeleri saklanmalıdır.
- Fatura ve irsaliye gibi belgelerin tarihleri ve imzaları kontrol edilmelidir.
- İrsaliyeyle sipariş emri ve faturalar ile irsaliyeler karşılaştırılmalıdır.
- Alış irsaliyeleri saklanmalıdır.
- Hizmet veya mal teslim alınırken kontrol edilmeli; hatalı, kusurlu veya eksik olanlar tespit edilmelidir.
Ön Muhasebeleri Tutacak Kişide Aranan Özellikler
Bu işlemleri yapan kişilerde yeterli düzeyde matematik bilgisinin olması elzemdir. Ön muhasebede bilinmesi gerekenler hakkında detayları bilgileri öğrenmek zorunludur. İşletmede tutulan kayıtları bir düzene sokmak, ön muhasebeyi tutan kişinin yapacağı en önemli görevlerden biridir. Doğru ve düzenli biçimde tutulan ön muhasebe bilgileri, işlerin işleyişinin ne durumda olduğunu bilmenin bilgisidir. Titiz bir çalışmayla kısa bir sürede ön muhasebe işlemleri halledilebilir.
