Ön muhasebe nedir sorusuyla sık sık karşılaşılır. Büyük olsun küçük olsun tüm şirketlerin en önemli bölümü kesinlikle ön muhasebedir. Basitçe anlatmak gerekirse ön muhasebe, iş yerlerinin günlük rutin olarak yaptıkları işlemlerin takibidir. Banka ödemeleri, irsaliye düzenleme vb. gibi. Bu çalışmalar asıl muhasebe işlemlerine yardımcı olma amacıyla yapılmaktadır.
Peki ön muhasebede neler olmalıdır? Hangi kayıtlar tutulmalıdır?
Kasa hesabı: İşletmenin nakit işlemleri kasa hesabı tutularak takip edilmektedir. Nakit giriş çıkışları bu hesaba işlenir. Böylece günlük gelir ve giderler daha rahat bir biçimde kontrol altında tutulur.
Cari hesap takibi: Bu işlem sırasında işletmelerin beraber çalıştığı müşteriler takip edilmektedir. Alıcılara ürün ya da hizmet satan firma ya da ürün ya da hizmet satın alan firma nakit giriş çıkışı yaşar. Bu da alıcıların ve satıcıların cari hesap ile kontrol edilmesini gerektirir.
Fatura ve irsaliye: İşletme ürün ve hizmet sattığı zaman karşı tarafa fatura keser. Mal ve hizmet satın aldığı zaman da karşı taraftan fatura alır. Tüm bu faturalar mutlaka dosyalanmalı ve saklanmalıdır.
Stok girişi ve çıkışı: Ürünlerin giriş ve çıkışları, bitip bitmediği mutlaka kontrol edilmelidir. Bu da stok giriş çıkışlarının kayıt altına alınması ile yapılır.
Banka takibi: İşletmenin bankadaki hesapları takip edilir.
Ön muhasebeci ne iş yapar?
Ön muhasebeci, iş yerlerinin finansal yönetimi sağlamak için gerekli olan her türlü veriyi takip eder. Bu veriler arasında faturalar, çekler, nakit paralar, stoklar vs. bulunmaktadır. Ön muhasebe elamanı şu işler hakkında bilgili ve uzman olmalıdır:
- Makbuz, fatura ve irsaliye düzenleme
- Tedarikçilerden fatura takibi yapma
- Stok raporlaması yapma
- Muhasebe programlarını kullanma ve bu programlara veri girişi yapma
- Resmi ya da özel kurumlarla olan yazışmaları halletme
- Evrakların arşivlenmesi
- Elemanların kayıtlarının tutulması
- Dosya hazırlama
Ön muhasebe elamanlarında genellikle paket programları kullanabilme kabiliyeti aranmaktadır. Bunun yanı sıra iş disiplinin yüksek olması da aranan özelliklerden birisidir.
