E-Fatura Hakkında Her Şey
Fatura kesmek profesyonel hayattaki en temel unsurlardan birisidir. Verilen hizmet karşılığında fatura kesmek, kesilen faturaların takibini yapmak, bunları arşivlemek büyümeyi amaçlayan tüm KOBİ’lerin yapması gereken işler arasındadır. Fatura keserken neye dikkat etmek gerekir? Fatura üzerinde bulunması gereken bilgiler nelerdir?
Gerek fatura kesmeye yeni başlayan bir girişimci olsun, gerek bilgilerini tazelemek isteyen bir KOBİ olsun; bu içeriğimizde fatura kesebilme, saklayabilme ve takip edebilme hakkında önemli bilgiler bulabilir.
1- Fatura Ne Demektir?
Fatura, yapılan iş ya da verilen hizmet karşılığında müşterilerin ödemesi gereken tutarı gösterir ve düzenlenmesi zorunlu olan belgeye denir. Şirketlerin fatura kesmesi, iş rutinlerinin ayrılmaz birer parçasıdır.
2- Fatura Düzenleme ve Saklama Nasıl Yapılır?
Faturalar resmi evraklardır. Bundan dolayı düzenlenmeleri ve saklanmaları konusunda dikkatli olmak gerekir. Fatura oluşturulduktan ve gerekli bilgiler de doldurulduktan sonra kaşesi basılır. Kaşesi basıldıktan sonra şirket yetkilisi tarafından imzalanır. Faturaların takip ettiği belli bir sıra vardır. Faturaların atlanmadan bu sıraya göre kesilmesi gerekir. Faturalar kesilirken yanlışlık yapılırsa hatalı olan fatura çöpe atılmaz. Bütün nüshaların üzerine “İptal” yazılır, fatura dosyasına koyulup saklanır.
Faturalar herhangi bir nedenden dolayı parçalanırsa ya da yırtılırsa bu parçalar bantla birleştirilir ve bütün nüshalarla birlikte fatura dosyası içinde saklanır. Fatura da diğer tüm belgeler gibi vergi kanunları dolayısı ile 5 sene saklanır.
İşletme büyüdükçe firmanın kestiği faturaların sayısı da artar ve belli zaman sonra bütün basılı faturaların takibini yapmak zorlaşır. Faturayı elle kesmek ve faturaları fiziki şekilde saklamak derdinden ancak e-fatura sistemine geçerek kurtulunabilir. İstenilen yerden, istenilen zamanda kesilebilen bütün faturalar görüntülenebilir, düzenlenebilir ve de yazdırılabilir.
3- Fatura Kaç Gün İçerisinde Kesilir?
Ürünün teslimi ya da hizmet sonrasında 7 gün içerisinde faturanın kesilmesi gerekir. Eğer bu yedi günlük zaman dilimi içinde bir sonraki aya geçiliyorsa söz konusu faturanın ilgili olduğu ayın KDV beyannamesinde bulunması gerektiğinden dolayı o ay içerisinde düzenlenmesi gerekir. Buna ek olarak karşılığında şirkete kesilen faturaların da aynı süre içerisinde ulaşması gerekir.
4- Fatura Numarası Nedir? Fatura Seri Numarası ve Sıra Numarasının Başladığı Yer Önemli midir?
Bilgisayarda yer alan takip numarası, fatura numarası anlamına gelir. Sıra ve seri numarasının başladığı yerin önemi yoktur. Yetkili olan matbaalar Maliye Bakanlığı tarafından seri numarası ve sıra numarası aralığında olan faturaları basma yetkisi alırlar. Müşterilerden talep geldikçe, bu aralık içerisinde bulunan bir bloğu müşterilere atarlar. Fatura bilgisi de bu bilgileri içermektedir.
5- Faturaları Türkçe ile TL Bazında Düzenlemek Şart mı?
Vergi kanunlarınca bütün muhasebe işlemleri Türkçe tutulmalıdır. Bundan dolayı faturalar da Türkçe ile düzenlenmektedir. Fakat yurt dışına kesilmesi gereken bir fatura varsa o faturada açıklama kısmına o dilde açıklamalar yazılması serbesttir.
Muhasebe işlemlerinde TL’nin kullanılması gerekir. Farklı bir sebepten dolayı dövizle fatura kesilecekse faturanın açıklamasında kullanılacak kur bilgisi, faturada hesaplanan KDV tutarının TL karşılığı yazılır.
6- Fatura Fotokopisinin Geçerliliği Var mı?
Önemli olan faturanın asıl nüshasıdır. Fatura fotokopileri ile proforma olan faturalar geçersiz sayılır. Fatura aslı yani faturanın ilk nüshası kaybolmuşsa ikinci veya üçüncü nüshadan fotokopisi alınır. Üstüne de “Aslı gibidir” kaşesi basılır ve yetkili kişilerce imzalanır. Yurt dışından gönderilen faturalarda orijinallik aranmaz.
7- Kapalı Fatura ile Açık Fatura Nedir?
Vadeli satış yapıldığı zaman faturanın üst bölümüne kaşe vurulur ve yetkili kişi tarafından imzalanır. Bu şekildeki faturalara “Açık Fatura” denmektedir. Peşin ödemesi olan bir faturada ise bedelin peşin şekilde alındığını göstermek adına faturanın alt bölümü kaşelenip yine imzalanır. Buna da “Kapalı Fatura” denir. Vergi kanunlarında açık fatura veya kapalı fatura ayrımı bulunmaz.
8- Fatura Nasıl Basılır?
Fatura resmi evrak olduğu için herkes basamaz. Faturayı basma yetkisi, sadece Maliye Bakanlığınca belirlenmiş koşulları sağlamış olan matbaalara verilmektedir.
9- E-Fatura’nın Saklanması Nasıl Olur?
E-fatura çıktısının saklanması zorunluluğu yoktur. Faturalar tamamiyle elektronik ortamda arşivlenmektedir ve dilendiği zaman görüntülenebilmektedir. Bu sayede, fatura koçanı adı verilen kağıt faturanın getirmiş olduğu arşivleme (saklama), baskı ile kargolama maliyetlerine son verilebilir.
